履歴 書 送付 メール。 履歴書をメールで送るとき写真やパスワードはどうすればいい?

履歴書をメールで送付する場合の注意点とは?マナーをわかりやすく解説(例文付き)|20代・第二新卒・既卒向け転職エージェントのマイナビジョブ20's

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履歴書はパソコンで作成するのがポイント 履歴書をメールで送付するには、まず履歴書をデータで作成することが必要です。 手書きにするかパソコンで作成するか迷う人もいますが、パソコンでの作成をおすすめします。 WordやExcelなどで作成すれば、文字が読みやすく、作成時間も短縮することが可能です。 手書きの履歴書の場合、文字が見えにくくなったり、顔写真が不鮮明になったりするケースがありますので、なるべくパソコンで履歴書を作成するのがポイントです。 企業から手書きの履歴書を指定された場合は従うようにしましょう。 を利用すれば、パソコンから簡単に履歴書データを作成することができます。 データであれば修正などをする場合にも便利なので、是非活用してみてください。 送るときはPDF形式に変換するのがマナー 専用のテンプレートを使ってWordやExcelで履歴書を作成したら、そのまま送付するのではなく、PDF形式に変換したデータを送るのがおすすめです。 PDF形式なら、誤ってデータを書き換えてしまう心配もありませんし、OSの違いによって印刷時などにレイアウトが崩れないので管理がしやすいというメリットがあります。 企業から送付形式の指定があった場合は、従うようにしましょう。 データをPDF形式で保存する方法は「名前をつけて保存」を選択後、ファイルの種類で「PDF」を選択して保存します。 手書きの履歴書の場合は、コンビニなどのコピー機でスキャニングをして、PDF形式のデータにしてから送りましょう。 その際、文字がつぶれていないか、顔写真のデータの写りは問題ないかなど、見やすさを確認しておくのがポイントです。 履歴書データのパスワード設定を忘れずに 履歴書をPDF形式で保存したら、送るときにパスワードを設定するのがポイントです。 履歴書には個人情報が多く含まれていますので、パスワードをかけることでセキュリティの面で安心して送ることができます。 一般的に、個人情報が含まれるファイルには、パスワードを設定します。 そのため、企業側に個人情報への配慮ができる人という印象を与えることができ、アピールポイントにもなるでしょう。 データにパスワードをかける方法は、WordやExcelの「名前を付けて保存」ダイアログボックスで「ツール」を選択します。 その中の「全般オプション」をクリックして「読み取りパスワード」を決めて入力します。 「パスワード確認」が表示されたら、再度パスワードを入力してください。 パスワードは、安全性を考慮して英数字を組み合わせたパスワードを設定することをおすすめします。 企業に誤ったパスワードを伝えることがないよう、事前に「メモ帳」などにコピー&ペーストをして、パスワードを控えておくのを忘れないでください。 企業に送る前に、設定したパスワードで開けるか念のため確認しておきましょう。 メールのタイトルをつけるときの注意点とポイント 企業の採用担当者は、毎日数多くのメールを見ています。 わかりにくい件名だと履歴書に気づいてもらえない場合もありますので、注意が必要です。 何の用件で送っているメールなのかが一目でわかるタイトルをつけましょう。 また、パスワードを設定したファイルを送る場合は「履歴書を添付したメール」と「パスワードを記載したメール」の2通に分けて送るのがマナーです。 2通目のパスワードを記載したメールのタイトルは「パスワードの件/氏名」「履歴書パスワード/氏名」などとし、わかりやすく簡潔に記載するのがおすすめです。 タイトルに名前を記載しておくことで、本文まで読まないと誰からのメールなのかわからないという問題を防げますし、迷惑メールなどと勘違いされて見落とされるケースも減るでしょう。 担当者がスムーズに対応できるような件名をつけるようにしてください。 メール本文を作成するときの注意点とポイント メール本文も、件名と同じように用件を簡潔にまとめることがポイントです。 企業名を省略して記載したり、担当者名を誤って記載したりしないように気をつけましょう。 メール文面には「宛先」「氏名/簡単な自己紹介」「用件」「結びの言葉」「署名」を記載します。 署名の書き方は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を文末に記載するようにしてください。 氏名と簡単な自己紹介の記載例は「はじめまして。 この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。 」などになります。 用件はビジネスメールとして定型文を使用しても良いので、簡潔に記載することがポイントです。 結びの言葉は、こちらもビジネスメールの定型文「恐れ入りますが」「何卒よろしくお願い致します」などを用いて締めくくります。 前述した通り、本文内にパスワードを設定している旨を必ず記載しておきましょう。 その一文を書かないと、採用担当者が添付の履歴書を開こうとするときに初めてパスワードがかけられていることに気づき、メールを読み返してパスワードを探すという手間が増えてしまいます。 署名の注意点は、現在の会社のアドレスは書かず、個人のアドレスを書くようにしましょう。 また、署名のアドレスと送信するアドレスは同一のものにするのがマナーです。 署名はシンプルなものが望ましいので、線で簡単に囲むなどして、装飾は控えめにすると良いですね。 履歴書と職務経歴書を添付させていただきますので、 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 なお、履歴書のファイルには念のためパスワードを設定しております。 後ほど、パスワードを別途お送りいたしますので、ご確認いただけますでしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ———————————— 氏名 郵便番号+住所 電話番号 メールアドレス ————————————• 誤字脱字は念入りにチェックしよう 履歴書データを作成し、メール本文も入力したら、送信前に最終チェックをすることをおすすめします。 具体的には、履歴書がきちんと添付されているか、履歴書に誤字脱字がないか、履歴書に顔写真を張りつけているか、メール本文に誤字脱字がないか、メールの宛先に誤りがないか、メールの文末に署名をつけているかなどです。 これらを最終確認しておくことで、あとからミスに気付いて慌てて訂正したり、企業側にマイナスのイメージを持たれたりすることを防げるでしょう。 また、メールを受信する企業側の視点に立って、改めて添付ファイルのパスワードが正しいものか、本文の内容におかしな点はないかなどを確認しておきましょう。 送信時間にも気を配るのがマナー メールは電話と違い、基本的には何時に送信しても問題ありません。 就職活動において少しでも採用担当者の好感度をアップするためには、なるべく営業時間内に送信するのがおすすめです。 社会人は出社してから朝メールをチェックする人が多いので、朝一番に送れば、メールフォルダの上のほうに届いて早い段階で確認してもらいやすくなります。 夜中にメールを送っても、担当者が確認するのは翌営業時間内になるため、深夜に送ることが気になる場合などは朝にメールを送ったほうが安心です。 どうしても夜中でないとメールを送れないときには「夜分遅くに申し訳ございません」といった一言があれば、常識をわかっていてきちんとしているという印象を与えることができます。 また、企業へのメールの返信は、基本的に24時間以内に送ることが大切です。 面接日程の調整などは、素早く返信することで担当者や他の就活生に迷惑をかけることも防げます。 忙しくて返信が遅れてしまった場合は、メール本文に謝罪の一言を含めて送るようにしましょう。 その一言で、マイナスの印象を与えずに済みます。 メールのやり取りをするなかでも、担当者は人間性や常識などを見ている場合もありますので、送信時間や返信するまでの時間などに気を配ることが大切です。 誠実にメールのやり取りをすることで、印象をさらにアップできるでしょう。

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履歴書をメールで送る方法とマナー | リクルートエージェント

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コンテンツ目次• その時に知っておいた方がいいポイントをご紹介します。 【封筒に入れるのは?】 封入するものは、履歴書、応募書類(あれば)、添え状です。 それらを新品のクリアファイルにはさみ、封筒に入れます。 書類のシワ予防や万が一濡れた場合の予防になります。 【どんな封筒を使う?】 履歴書のサイズはA4が一般的。 封筒はA4サイズの白色を選びましょう。 中身が透けない加工になっているものがおすすめです。 【封筒に記入すること】 封筒表面は送付先の住所、部署名、担当者名(あれば)、を縦書きで記入しましょう。 左下に赤字で「履歴書在中」と記載することを忘れないようにします。 一方裏面は、左下に自分の住所、名前、郵便番号を縦書きで記入します。 その上あたりに投函年月日を縦書きで記入しましょう。 【送付する時】 郵送する時は直接郵便局の窓口へ持ち込みをするほうが安心です。 料金不足だとせっかく準備した書類が戻ってくる可能性があります。 どうしてもポスト投函する場合は、キャラクターや記念切手は避け、料金不足に注意しましょう。 事前に郵便局へ行き、確認しておくといいです。 書類のろ送付方法は郵便局だけでなく、配送業者でも頼めます。 金額は異なるので、書類ができたら1度書類を持ってチェックしたほうがいいでしょう。 <関連記事>• 募集要項や相手からの連絡時に求められない限りはそのままで問題ないでしょう。 しかしながら、メールを送るとより丁寧な印象がります。 更に、万が一問題が発生した時でも事前に連絡しておくことで トラブル回避にも繋がる可能性があります。 本日、履歴書を投函いたしました。 届きましたら、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 氏名 このように、事前に連絡をしていれば、採用担当者は数日後には履歴書が届くことを把握することができ、スムーズな処理ができるでしょう。 指示がない限りメールで知らせる必要はありませんが、送った方が親切と感じられることもあるようです。 企業によって指定されている形式は異なるようなので、柔軟に対応していきましょう。 履歴書と職務経歴書を添付しておりますので、 ご高覧くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 書類にはパスワードを設定しております。 パスワードは後程メールお送りさせていただきますので、 確認の程、お願い申し上げます。 ご多忙のことと存じますが、お目通しいただけると幸いです。 ファイルに設定しているパスワードは以下の通りです。 氏名(連絡先などを記入しても可).

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履歴書をメールで送る場合のマナーとポイント<例文あり>

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『いつもお世話になっております。 ご確認ください。 ・お見積り書 1通 こんな感じですね。 これが送付状(添え状)です。 転職活動においても、応募書類だけ送りつけられても、応募してきたのは理解できますが、挨拶やメッセージが無いとあまり良い印象が無いのは当然のことです。 送付状の内容を事細かに読まれるケースは少ないですが、 逆に添え状が無かったら目立ちます。 (悪い意味で) そう、ビジネスマナーとして不自然なんですね。 たった1通で、特に重要なことは記載されていませんが、ビジネスマナーはもちろん、仕事に対する熱意や人柄が表れる部分です。 なので、相手が読む・読まないに関係なく、 挨拶の役割があるので、送付状(添え状)は転職活動において添付するのが 常識です。 送付状(添え状)に対する企業の反応 実際、送付状(添え状)に対する採用担当者の考え方も気になりますよね。 以下はリクルートが調査した、送付状に対して人事が答えたアンケート結果です。 (出典:) 「評価しない」が最も多いですが、「評価に影響する」と言った企業が少なくとも約3割あります。 こういった基本的なビジネスマナーはしっかりとチェックしているところもあるので、このアンケート結果からも送付状(添え状)の添付はしておいた方が良いでしょう。 送付状(添え状)のフォーマット 手書きでも、パソコン作成でもどちらでも構いません。 ただ、特に熱心に読まれることはないので、 パソコンで仕上げた方が効率的と言えるでしょう。 私も転職活動で、送付状(添え状)を手書きで仕上げたことは一度もありません。 パソコン(Word)で作成するのが良いでしょう。 用紙は、応募書類となる 履歴書・職務経歴書のサイズに合わせます。 履歴書・職務経歴書がA4なら、送付状(添え状)もA4です。 また、送付状(添え状)の枚数は 1枚です。 2枚以上にする意味がありません。 具体的な送付状(添え状)の書き方 上記は、実際に転職活動で使用した送付状(添え状)のサンプルです。 基本的に自己PRや志望動機などは一切必要ありません。 こういった内容は、同封している履歴書や職務経歴書に記載されているからです。 ここにも記載すると内容が被ってしまい、「同じ事を繰り返し言ってる…」「くどい…」という悪い印象を持たれてしまいます。 ですので、本当に 簡単な文章だけで十分です。 実際に転職活動で使用していた送付状(添え状)をもとに、以下の各パートに分けて解説します。 つまり、 郵便局へ持っていく日で、履歴書、職務経歴書と日付を合わせます。 書類を作成した日付ではありませんので、注意してください。 配置は 右寄せがおススメです。 続いて 宛先ですが、 まずは企業名を正式名称で記載します。 そして次が分からない方が多いようですが、めちゃくちゃ簡単です。 個人宛に送るなら、最後は 「様」、部署宛に送るなら、最後は 「御中」です。 つまり、 ・個人名だけ分かる場合は「山本様」 ・部署名と個人名が不明の場合は「採用ご担当者様」 ・部署名と個人名が分かるなら「人事担当 山本様」 ・部署名だけ分かる場合は「人事部 御中」もしくは「人事部 採用ご担当者様」 といった感じです。 配置は日付と対象に、 左寄せがおススメです。 ・郵便番号 ・住所 ・名前 ・電話番号 ・メールアドレス 誰からの応募なのかを、最初の段階で伝えておきます。 配置は宛先と対象に 右寄せがおススメで、サンプルのように冒頭に位置を合わせるときれいに見えます。 その他、 「応募書類送付」「書類選考のお願い」などでも大丈夫です。 タイトルの後は、 頭語と時候のあいさつを記載します。 送付状(添え状)は挨拶状でもあるので、 頭語と結語をペアにして必ず記載します。 頭語は、 「拝啓」が一般的で、結語は 「敬具」で結びます。 「前略」や 「早々」は、挨拶を省略するという意味なので 絶対に使わないようにしましょう。 拝啓の後は、1マス空けます。 そのあとに、 「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 」と記載します。 ここでは必要最低限の内容で十分です。 そもそも評価が高い書類ではないので、サクッとあいさつを済ませて肝心な履歴書や職務経歴書に進んでもらうようにします。 以下は私が実際に使用した文章です。 まずは応募の経緯 「つきましては、下記の書類を添付いたしますので、応募書類をご高覧頂き、ぜひとも面接選考の機会を与えていただければと存じます。 」 「ご多忙中の所、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 」 丁寧に選考のお願いを伝えます。 上記の文章で十分です。 ・本書 1通 ・履歴書 1通 ・職務経歴書 全2通 書類の名称と何通かを記載すると良いでしょう。 Wordで作成することになりますが、システム上、「拝啓」と記載すれば、 自動で、右寄せで「敬具」が入力されるようになっています。 そのため忘れないかと思いますが、削除しないように注意してください。 基本的な書き方は以上です。 サンプルをダウンロードできるので、自由に使ってください。 サンプルのダウンロード 注意点! 前半の日付・企業名・宛名に気を付ける 先ほども少し触れましたが、疑問点が多いところなので詳しく解説します。 フォーマットをベースに作成しますが、日付、企業名、担当者名などを間違えないように細心の注意を払います。 間違えて送ってしまい、担当者の目に触れると悪い印象になるのは当然です。 日付は、書類を送る日、もしくは持参する日です。 履歴書、職務経歴書、送付状(添え状)に記載している日付が、 全て一致するようにします。 企業名ですが、正式名称で記載します。 株式会社を 株 と略すのはNGです。 そして最も間違えやすいのが 担当者名です。 色々なケースがありますが、 難しく考えず、 「個人」宛なら「様」、 人以外「部署」宛なら「御中」で覚えておけばOKです。 担当者名も部署名も分かる場合で、「人事部 御中 山本 様」とならないように注意してください。 この場合は、「人事部 山本 様」です。 最後にくるのが個人なのか、部署なのかで判断します。 まとめ 送付状(添え状)について解説してきましたが、いかがでしょうか。 ちょっとしたアピール要素が必要なのかなと思っていた方もいるでしょうが、それは必要ありません。 あくまでビジネスマナーの あいさつとして使用するので、今回ご紹介した方法で十分かと思います。 誰でも簡単にできて、応募企業によって変更しやすいフォーマットですので、ぜひ参考にしてみてください。 以上、送付状(添え状)の書き方でした。

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